NFS-e nacional no Simples: o que muda em 1º/11/2026

A partir de 1º de novembro de 2026, microempresa (ME) e empresa de pequeno porte (EPP) do Simples Nacional que prestam serviço emitem a nota fiscal de serviço (NFS-e) pelo Emissor Nacional, no portal do governo ou por um sistema ligado a ele. O portal é gratuito; quem emite toda semana ganha tempo com um sistema como o iNotaFiscal.

O que muda para o Simples Nacional em 1º de novembro de 2026?

Muda o lugar onde a nota é emitida. A Resolução CGSN nº 191, de 4 de agosto de 2026, tornou obrigatória a NFS-e de padrão nacional para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à NFS-e. A mesma norma revogou a Resolução CGSN nº 189/2026, que previa 1º de setembro, segundo a Receita Federal.

Pela Receita, a emissão passa a ser pelo Emissor Nacional da NFS-e "seja pela aplicação web, seja por integração via API". Em termos simples: ou você entra no portal do governo e preenche a nota, ou usa um sistema que conversa com o Emissor Nacional por você.

O que não muda agora são os novos tributos da reforma tributária. Para o Simples, as regras de CBS e IBS na nota só valem a partir de 1º de janeiro de 2027 (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, citado na mesma notícia da Receita).

Quem precisa se preparar?

Precisa se preparar toda empresa do Simples Nacional (ME ou EPP) que presta serviço e emite NFS-e, principalmente quem ainda emite pelo sistema próprio da prefeitura. O MEI já usa o mesmo Emissor Nacional, entrando com a conta gov.br (FAQ oficial, item 3.3).

Um ponto que pega muita gente: a prefeitura precisa ter liberado o seu CNPJ no cadastro nacional de contribuintes (CNC). Pelo FAQ oficial (item 3.3), nenhuma forma de entrar no portal dispensa essa autorização do município. Se o acesso falhar mesmo com os dados certos, o próprio FAQ (item 3.2) manda procurar a prefeitura.

O que você precisa para emitir pelo Emissor Nacional?

Depende do caminho. No portal, a ME e a EPP entram com certificado digital (e-CNPJ) ou com usuário e senha criados em "Fazer primeiro acesso". O gov.br é só para o MEI: empresa do Simples que tenta entrar por ele recebe a mensagem de que a emissão é permitida somente para MEI (FAQ oficial, item 3.1).

O primeiro acesso por usuário e senha confere os seus dados na base da Receita Federal, como título de eleitor ou recibo do Imposto de Renda dos 2 últimos anos, e se o CPF informado é mesmo o do responsável pelo CNPJ (FAQ, item 3.2). Vale um alerta: o mesmo FAQ, no item 17.7, diz que emitir sem certificado digital é possível só para pessoa física e MEI. Na prática, entre 29 de setembro e 1º de outubro de 2025, contadores relataram no fórum Contábeis que o portal passou a recusar a emissão de empresas que entravam com usuário e senha, com a mensagem de que a emissão só é permitida com certificado digital, exceto MEI e pessoa física, e depois voltou a liberar. Com o certificado digital, você não depende dessa regra.

Para emitir por um sistema, como o iNotaFiscal, o certificado digital da própria empresa é obrigatório. O FAQ oficial (item 17.7) explica que a assinatura da nota e a conexão com o sistema nacional exigem o certificado ICP-Brasil do próprio prestador, e que hoje não existe procuração eletrônica para um terceiro emitir em nome da empresa. O iNotaFiscal usa o certificado do tipo A1, o arquivo que fica guardado com segurança e assina a qualquer hora. Explicamos tudo em certificado digital A1 para emitir NFS-e.

Como é emitir pelo portal nacional no dia a dia?

O portal nacional é gratuito e funciona: segundo o gov.br, você entra no Emissor Web, informa o CPF ou CNPJ do cliente (o tomador), descreve o serviço, digita o valor e confirma. Para quem emite uma ou duas notas por mês, dá conta. O atrito aparece com o volume, e as reclamações públicas de 2025 e 2026 seguem um padrão.

O captcha a cada download de PDF e XML

Desde junho de 2026, para baixar o PDF ou o XML de uma nota no portal, é preciso abrir a nota em "Visualizar" e resolver um captcha, aquele desafio "não sou um robô". Contadores relataram a mudança no fórum Contábeis em 3 de junho de 2026: o download em lote parou, ferramentas que ajudavam a baixar as notas deixaram de funcionar, e houve relato de captcha mesmo entrando com certificado digital. Em 12 de junho de 2026, a Fenacon, federação nacional das empresas de serviços contábeis, pediu à Receita Federal e ao Comitê Gestor da NFS-e que revissem a exigência de validação humana "para cada operação de download", ao menos para quem entra com certificado. Não encontramos resposta pública ao pedido até a data deste artigo. Em julho, o assunto voltou ao fórum como uma das maiores irritações com o emissor nacional. A Consulta Pública de notas também pede o captcha, como mostra o guia oficial do Emissor Web.

Eu usei pouco o portal nacional, e o captcha foi o que mais me incomodou.

O formulário completo para ME e EPP

O guia oficial do Emissor Web (versão 1.2, de 27/07/2026) diz que a emissão simplificada, de três campos (cliente, serviço favorito e valor), é só para o MEI. A ME e a EPP usam a emissão completa, com as etapas Pessoas, Serviço, Valores e Emitir NFS-e. O mesmo guia diz que o aplicativo NFS-e Mobile faz a emissão simplificada. Para ser justo: o portal recupera os últimos tomadores usados, busca o nome do cliente no cadastro da Receita, guarda rascunhos e deixa cadastrar serviços favoritos.

Lentidão e instabilidade em dia de pico

O sistema nacional já teve dias ruins em 2026:

• 5 de janeiro de 2026: depois que quase 2 mil municípios ativaram o convênio, o sistema ficou lento. A Receita Federal atribuiu a lentidão ao "alto número de acessos e consultas no banco de dados da NFS-e", segundo nota reproduzida pela Fenacon.
• 1º e 2 de junho de 2026: a Receita reconheceu "períodos de intermitência e gargalos de acessos", causados por acessos de robôs, segundo a Convergência Digital. No dia 3, contadores relatavam no fórum que o download das notas não funcionava à tarde.

Sem relatório das notas emitidas

Quem precisa conferir o mês reclama que o portal não gera um relatório das notas emitidas, em planilha ou agrupado: a conferência é nota por nota, segundo relatos no TabNews e no fórum Contábeis.

Por que emitir pelo iNotaFiscal em vez do portal?

Porque o iNotaFiscal troca o formulário por uma mensagem. Você escreve "nota de 1.500 pra Padaria São José" no WhatsApp, confere o resumo com cliente, serviço, valor e competência (o mês a que o serviço se refere) e toca em Emitir nota. O PDF e o XML chegam na conversa. A nota sai pelo mesmo Emissor Nacional, só que pela API, sem você abrir o portal.

Outras coisas que o iNotaFiscal faz pela própria conversa: cancelar uma nota dentro do prazo do município, dizer quantas notas ainda restam no plano e mandar as notas do mês (por exemplo, notas de setembro) num link com os PDFs e XMLs das notas emitidas pelo iNotaFiscal naquela competência. Se o sistema nacional recusar a nota, você recebe o motivo explicado e o que fazer, e a nota recusada não conta na franquia. Nada é emitido sem você conferir o resumo, e a parte fiscal (valor, regime, alíquota) sai de regra fixa a partir do seu cadastro. O pedido também é lido por regra fixa, sem inteligência artificial: quando não tem certeza do valor ou do cliente, o iNotaFiscal pergunta em vez de adivinhar.

Se você já usa o ChatGPT ou o Claude, dá para emitir por eles também, com a mesma conta e o mesmo plano: veja iNotaFiscal no Claude e no ChatGPT.

Quando o portal nacional ainda é a melhor escolha?

O portal é a melhor escolha quando você emite pouco, não quer usar um certificado A1 (o portal aceita também o A3, em cartão, token ou nuvem, e o MEI entra com gov.br) ou presta um serviço que o iNotaFiscal ainda não atende. Pagar R$ 20 por mês faz pouco sentido para uma nota por mês.

Hoje o iNotaFiscal atende ME e EPP do Simples Nacional em municípios conveniados ao padrão nacional, e o MEI de qualquer município, que já emite pelo Emissor Nacional mesmo onde a prefeitura tem sistema próprio (FAQ oficial, item 5.7). Ficam de fora, por enquanto: Lucro Presumido e Lucro Real, empresa do Simples que passou do sublimite e apura o ISS fora do Simples, nota com ISS retido e serviço com ISS devido fora do estabelecimento do prestador (os casos do art. 3º da Lei Complementar 116). E o iNotaFiscal depende do mesmo sistema nacional: se ele estiver fora do ar, a nota espera. A diferença é que o iNotaFiscal segue tentando sozinho, sem duplicar, e avisa você quando tiver o resultado.

Quanto custa emitir pelo iNotaFiscal?

Custa a partir de R$ 20 por mês, depois de 3 notas grátis por CNPJ. Os planos contam só notas autorizadas; nota recusada não entra na conta.

No anual de lançamento, válido para os 100 primeiros clientes anuais, o Essencial sai por R$ 144 e o Frequente por R$ 288, pagos de uma vez, com a mesma franquia mensal. Se a franquia do mês acabar, o iNotaFiscal avisa; nada é cobrado sem você pedir. Detalhes em preços.

Como começar a emitir NFS-e pelo WhatsApp?

Começar leva cinco passos, todos pelo celular:

1. Separe o certificado A1 da empresa (o arquivo .pfx e a senha). Se não tiver, pergunte ao seu contador: alguns escritórios já guardam o do cliente.
2. Mande uma mensagem para o WhatsApp do iNotaFiscal, +55 35 3091-0939.
3. Envie o certificado pelo link seguro que chega na conversa. O link abre sempre em inotafiscal.com.br, vale 1 hora e uma única vez. Nunca mande o arquivo nem a senha no chat.
4. Confira o cadastro. O iNotaFiscal verifica se o seu município é atendido e lê as notas que a sua empresa já emitiu para aproveitar serviço, clientes e dados fiscais. Se faltar alguma coisa, ele pergunta, uma por vez.
5. Peça a primeira nota em uma frase, com o valor e o cliente. Confira o resumo e toque em Emitir nota.

As 3 primeiras notas são grátis. Comece pela página inicial do iNotaFiscal.