Como emitir nota fiscal de serviço pelo WhatsApp

Para emitir nota fiscal de serviço (NFS-e) pelo WhatsApp, você envia uma vez o certificado digital A1 da empresa por um link seguro e, depois, pede cada nota em uma frase, como "nota de 1.500 pra Padaria São José". Você confere o resumo, toca em Emitir nota e recebe o PDF e o XML na própria conversa.

Quem pode emitir NFS-e pelo WhatsApp com o iNotaFiscal?

Pode emitir a empresa do Simples Nacional (ME ou EPP) que presta serviço em município que já liberou a emissão pelo padrão nacional da NFS-e, e o MEI de qualquer município. O MEI já é obrigado a emitir pelo Emissor Nacional, mesmo onde a prefeitura tem sistema próprio (FAQ oficial, item 5.7). Desde 1º de novembro de 2026, a ME e a EPP do Simples emitem a NFS-e pelo Emissor Nacional, no portal do governo ou "por integração via API", segundo a Receita Federal. O iNotaFiscal é esse segundo caminho: um sistema ligado à API do Sistema Nacional da NFS-e que você usa pelo WhatsApp.

Quer saber antes se a sua empresa é atendida? Mande o CNPJ para o WhatsApp do iNotaFiscal, +55 35 3091-0939, para uma checagem inicial do regime e do município, com o motivo quando não dá para atender. Uma parte só é conferida depois do certificado, pelas notas que a empresa já emitiu: se ela apura o ISS fora do Simples por ter passado do sublimite. O que muda para o Simples em novembro está em NFS-e nacional no Simples: o que muda em 1º/11/2026.

O que você precisa antes de começar?

Você precisa de duas coisas: o certificado digital A1 da empresa (o arquivo .pfx) e a senha dele. Pelo FAQ oficial da NFS-e (item 17.7), quem emite por sistema assina a nota com o certificado ICP-Brasil do próprio prestador; o certificado do contador ou da empresa de software não serve. Vale também para o MEI, que no portal entra com o gov.br, mas por sistema precisa do certificado.

Se você ainda não tem o A1, pergunte ao seu contador antes de comprar: a empresa pode já ter um certificado válido. O guia completo está em certificado digital A1 para NFS-e.

Como é o cadastro pelo WhatsApp?

O cadastro é o envio do certificado e, no máximo, algumas perguntas curtas. Na prática:

1. Mande uma mensagem para o +55 35 3091-0939. A resposta traz o botão Enviar certificado.
2. Envie o certificado pelo link. O botão abre uma página em inotafiscal.com.br que vale 1 hora e uma única vez. Lá você escolhe o arquivo, digita a senha e os 4 últimos dígitos do WhatsApp em que pediu o link. Se alguém digitar dígitos de outro número, o link é cancelado e você recebe um aviso.
3. O histórico é importado. Com o certificado conferido (se é da sua empresa, se está válido e se a senha abre o arquivo), o iNotaFiscal lê no sistema nacional as notas que a empresa já emitiu e aproveita os clientes, o serviço e o percentual do Simples. A mensagem de volta diz quantas notas foram lidas e o que foi aproveitado.
4. Responda o que faltar, uma pergunta por vez. Só aparece o que o histórico não trouxe: a alíquota nominal do Simples (a da faixa de faturamento no Anexo, nunca a efetiva, como manda o FAQ oficial, item 20.5), o código de tributação nacional do serviço e a descrição curta que vai na nota. A inscrição municipal só é pedida se a prefeitura exigir. Na dúvida, a própria mensagem orienta a perguntar ao contador.
5. Tudo pronto. A última mensagem do cadastro já traz um exemplo de pedido com um cliente seu.

Se a empresa estiver fora do que o iNotaFiscal atende, a mensagem explica o motivo e o certificado não é guardado.

Como pedir a nota fiscal pelo WhatsApp?

Você pede a nota em uma frase com o valor e o cliente, do seu jeito: "nota de 1.500 pra Padaria São José". O iNotaFiscal procura o cliente entre os que vieram do histórico e monta o resumo. Os casos mais comuns:

• Cliente novo com CNPJ: mande o CNPJ no pedido ("nota de 800 pra 12.345.678/0001-95"). O nome vem do cadastro da Receita.
• Cliente pessoa física: mande o CPF e o nome ("nota de 300 pra 529.982.247-25 Maria da Silva").
• Faltou o valor ou o cliente: a resposta pergunta só o que falta, e a próxima mensagem completa o pedido.
• Dois clientes com nome parecido: aparecem botões para você escolher.
• Mais de um serviço: a nota sai com o serviço da nota mais recente, ou com o que você citar no pedido. O botão Outro serviço troca antes de emitir.

O pedido é lido por regras fixas, sem inteligência artificial: quando não dá para ter certeza do valor ou do cliente, o iNotaFiscal pergunta em vez de adivinhar. Regime, alíquota e os demais campos fiscais saem do seu cadastro, e nada é inventado.

O que aparece no resumo antes de emitir?

O resumo mostra cliente (com CNPJ ou CPF), serviço, valor e competência, que é o mês a que o serviço se refere. Nada é emitido antes de você conferir e tocar em Emitir nota. O botão Cancelar descarta o pedido sem emitir nada, e o resumo vale 30 minutos: depois disso, é só pedir de novo.

Ao tocar em Emitir nota, chega a confirmação de que a nota está sendo emitida. Se a internet cair ou o sistema nacional não responder, o iNotaFiscal confere no sistema nacional antes de tentar de novo, e o mesmo pedido nunca vira duas notas. Enquanto isso, você recebe o aviso de que o sistema está demorando, e o resultado chega na conversa quando sair.

Como recebo o PDF e o XML da nota?

O PDF e o XML chegam como arquivos na própria conversa, logo depois da autorização. O XML é a nota autorizada pelo sistema nacional; o PDF é o DANFSe, a versão para ler e imprimir, gerada pelo iNotaFiscal a partir dele. Primeiro chega o PDF, com o número da nota, o cliente, o valor e quantas notas ainda restam no seu plano; depois o XML. Dá para encaminhar os dois ao cliente pelo próprio WhatsApp.

Passadas 24 horas da sua última mensagem, o WhatsApp só deixa a empresa escrever com um modelo de mensagem aprovado (documentação da Meta), e o iNotaFiscal passa a usar o modelo uma hora antes, por segurança. Nesse caso, chega um aviso de nota autorizada com o botão Receber a nota, que traz o PDF e o XML. Todas as notas também ficam no site: mande entrar e toque no link, que vale 15 minutos e uma vez só.

Se o sistema nacional recusar a nota, a mensagem diz o motivo em português e o que fazer. Nota recusada não conta na sua franquia.

Como cancelar uma nota pelo WhatsApp?

Mande cancelar nota para ver as últimas notas em botões, ou cancelar nota 128 para ir direto pelo número. Depois:

1. Escolha o motivo: Erro na emissão, Serviço não prestado ou Outro motivo. Em outro motivo, você escreve uma frase de 15 a 255 caracteres, que vai junto no pedido.
2. Confira o resumo do cancelamento e toque em Cancelar a nota. Se mudar de ideia, Manter a nota descarta o pedido.
3. A resposta do sistema nacional chega na conversa: nota cancelada, ou o motivo da recusa.

O cancelamento é um evento registrado no sistema nacional (o 101101, no Anexo II de eventos), e quem define até quando dá para cancelar é o município. Pelo FAQ oficial (item 9.2), a prefeitura pode fixar um prazo máximo (sem prazo próprio, vale o teto de 730 dias) e um valor máximo para o cancelamento direto. Fora disso, o sistema nacional recusa (erros E0822 e E0823 do Anexo II), e o caminho é pedir análise fiscal à prefeitura, com a ajuda do seu contador. O iNotaFiscal ainda não faz esse pedido de análise.

Depois de cancelada, a nota não volta, e ela continua contando na franquia do mês em que foi emitida.

Quais comandos o WhatsApp do iNotaFiscal entende?

Mande menu para ver a lista na conversa. São estes:

Como mandar as notas do mês para o contador?

Mande notas de setembro (ou notas de 09/2026). Chega o botão Baixar as notas, com um arquivo ZIP que tem o PDF e o XML de cada nota emitida pelo iNotaFiscal naquela competência. As canceladas vêm numa pasta separada, com o XML do cancelamento. O link vale 24 horas e pode ser repassado ao contador como está. O mesmo arquivo fica no site, num botão por mês.

Um detalhe: o pacote reúne só as notas emitidas pelo iNotaFiscal. Se você também emitiu pelo portal no mesmo mês, as notas de lá não entram. O portal e o iNotaFiscal convivem sem conflito de numeração, porque cada canal usa a sua faixa de série da DPS (o documento que pede a nota), segundo o FAQ oficial (item 18.1).

Que avisos o iNotaFiscal manda sozinho?

Além do resultado de cada nota e de cada cancelamento, o iNotaFiscal avisa:

• Certificado vencendo: 30 e 7 dias antes do vencimento do A1, com a data e o botão para enviar o novo. Por enquanto, esse aviso chega se você conversou com o iNotaFiscal no último dia, porque o modelo de mensagem que permite escrever primeiro ainda aguarda aprovação da Meta.
• Franquia: cada nota autorizada traz quantas notas ainda restam. Quando as notas do teste ou do mês acabam, a mensagem avisa e diz o que fazer: assinar um plano, esperar a data em que a franquia renova ou, no Essencial mensal, trocar para o Frequente.
• Nota que saiu depois: se o sistema nacional demorou e a conversa ficou parada, o aviso com o botão Receber a nota traz o PDF e o XML. O mesmo vale para nota recusada (botão Ver o motivo) e para o resultado do cancelamento (botão Ver o resultado).

O certificado digital fica seguro?

Fica. O certificado nunca passa pelo chat: o arquivo e a senha vão só pelo link de inotafiscal.com.br, com conexão criptografada, que vale 1 hora e uma única vez. Depois de conferido, ele é gravado de novo com uma senha gerada pelo sistema e guardado criptografado, com chave gerenciada no serviço de chaves do Google Cloud (KMS). A senha que você digitou não fica guardada, e o certificado nunca aparece em registro (log) do sistema.

O site só consegue guardar o certificado; só o serviço que emite as notas consegue abri-lo. Ele é usado para assinar as notas e os cancelamentos que você confirmar e para ler as notas que a empresa já emitiu. O iNotaFiscal nunca pede a senha do certificado no chat: se alguém pedir numa conversa, não envie.

Quanto custa emitir nota fiscal pelo WhatsApp?

Custa a partir de R$ 20 por mês, depois de 3 notas grátis por CNPJ. A franquia conta só notas autorizadas, nunca mensagens, e nota recusada não entra na conta.

O mensal é cobrado no cartão. No anual de lançamento, válido para os 100 primeiros clientes anuais, o Essencial sai por R$ 144 e o Frequente por R$ 288, pagos de uma vez no cartão ou no Pix, com a mesma franquia mensal. Para assinar, mande assinar: nada é cobrado sem você pedir. Detalhes em preços.

O que o iNotaFiscal ainda não faz?

O iNotaFiscal emite só nota fiscal de serviço (NFS-e) no padrão nacional. Ficam de fora, por enquanto:

• Outros regimes: Lucro Presumido e Lucro Real.
• Simples acima do sublimite: empresa que apura o ISS fora do Simples Nacional.
• ISS fora do estabelecimento: serviços em que o ISS é devido no local da execução ou do tomador (art. 3º da Lei Complementar 116) e nota com ISS retido.
• Nota de produto: NF-e e NFC-e, de venda de mercadoria.
• Município sem convênio: para ME e EPP, a prefeitura precisa ter liberado a emissão pelo padrão nacional. O MEI não depende disso.
• Descrição e competência livres: a nota sai com a descrição padrão do serviço escolhido, na competência do mês atual.
• Mensagens que não são texto: áudio, foto e documento ainda não são lidos.
• Pedido de análise fiscal para cancelar fora do prazo ou acima do limite do município.

E o iNotaFiscal depende do sistema nacional, como qualquer emissor: se ele estiver fora do ar, a nota espera. A diferença é que o pedido segue sendo conferido sozinho, sem duplicar, e o resultado chega no WhatsApp.

Se você também usa o ChatGPT ou o Claude, dá para pedir as notas por eles, com a mesma conta e o mesmo plano: veja iNotaFiscal no ChatGPT e no Claude. Para começar pelo WhatsApp, as 3 primeiras notas são grátis: veja como funciona.